Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen: Einzubeziehende Kosten

Das Landesamt für Steuern Niedersachsen hat in einer aktuellen Verfügung ausführlich dazu Stellung genommen, welche steuerlichen Besonderheiten bei der Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen in Papier oder in digitaler Form zu beachten sind. Nachfolgend wird dargestellt, welche Kosten in die Rückstellung einzubeziehen sind, und welche nicht.

Hintergrund: Nach Handels- und Steuerrecht ist für die zu erwartenden Aufwendungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden, weil dafür eine öffentlich-rechtliche Aufbewahrungspflicht besteht.

Rückstellungsfähige Kosten sind:

• einmaliger Aufwand für das Einscannen oder die Einlagerung der am Bilanzstichtag noch nicht archivierten Unterlagen für das abgelaufene Wirtschaftsjahr,
• einmalige Aufwendungen für das Brennen von DVD/CD und für die Datensicherung,
• Raumkosten (anteilige Miete beziehungsweise Gebäude-Abschreibung, Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Instandhaltung, Nebenkosten etc.),
• Aufwendungen für Einrichtungsgegenstände, es sei denn, diese sind bereits vollständig abgeschrieben,
• anteilige Finanzierungskosten für Server, PC oder Archivräume,
• Zinsanteil aus Leasingraten, wenn der Leasingnehmer nicht wirtschaftlicher Eigentümer des Leasinggegenstands ist.

Nicht rückstellungsfähig sind demgegenüber unter anderem Kosten für die

• zukünftige Anschaffung von zusätzlichen Regalen und Ordnern,
• Entsorgung der Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist,
• Einlagerung künftig entstehender Unterlagen.

RWTkompakt Ausgabe Mai 2024

Quellen: LfSt Niedersachsen, Verfügung vom 21. Februar 2024, Az. S 2137-St 224a/St 221-3596/2023