Die E-Rechnung kommt ab 2025

Die elektronische Rechnung ab dem Jahr 2025 soll nicht nur den digitalen Wandel in Unternehmen mitgestalten, sondern auch für ein schnelleres, entbürokratisiertes und dadurch effizienteres Arbeiten sorgen. Ausgangspunkt dafür ist ein bereits im Jahr 2022 veröffentlichter Richtlinienentwurf der EU-Kommission im Rahmen der Initiative VAT in the Digital Age, kurz ViDA. Darin sind unter anderem Änderungen für die elektronische Rechnungsstellung enthalten. Die Umstellung stellt die Unternehmen teilweise vor große Herausforderungen, weshalb die EU-Mitgliedsstaaten nicht mit allen Änderungsvorschlägen einverstanden waren. Am 8. Mai 2024 wurde daher ein Kompromissvorschlag offengelegt, über welchen im EU-Rat noch verhandelt werden muss. Fest steht jedoch, dass noch vor EU-weiten Verpflichtungen jeder Mitgliedsstaat die jeweils im Inland ansässigen Unternehmer bereits jetzt zur Nutzung von elektronischen Rechnungen verpflichten kann. So war in Deutschland die Grundlage für die schrittweise Einführung einer Pflicht zur Verwendung der elektronischen Rechnung ab dem 1. Januar 2025 mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes im März 2024 geschaffen worden.

Definition ab 2025

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, welche in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen sowie verarbeitet werden kann. Dabei entfallen jegliche manuellen Erfassungsarbeiten, wobei gleichzeitig keine Fehler bei der Erfassung entstehen können. Hierzu hat das Bundesfinanzministerium die Begriffe „E-Rechnung“ sowie „sonstige Rechnung“ neu definiert: E-Rechnungen enthalten die Daten einer Rechnung in Form einer XML-Datei. Es werden die beiden Formate ZUGFeRD sowie X-Rechnung unterschieden, welche in ihrer Struktur und ihrem Aufbau der Norm EN 16931 entsprechen. Eine „sonstige Rechnung“ ist ab 2025 demnach eine nicht normkonforme Rechnung, welche nicht automatisiert verarbeitet werden kann. Hierunter fallen beispielsweise per E-Mail versandte Rechnungen im pdf-Format oder Papierrechnungen.

Wen betrifft die Neuregelung?

Die Pflicht zum Empfangen und Verarbeiten einer elektronischen Rechnung gilt für alle Leistungen zwischen Unternehmen, welche im Inland ansässig sind. Damit sind Unternehmen umfasst, die ihren Sitz oder ihre Geschäftsleitung im Inland haben oder in Deutschland eine Betriebsstätte unterhalten, welche am Umsatz beteiligt ist. Rechnungen an den Endverbraucher bleiben von den neuen Regelungen unberührt.

Wie geht es weiter?

Ab dem 1. Januar 2025 sind grundsätzlich alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Wegen des Umstellungsaufwands gelten für die Ausstellung der E-Rechnung jedoch folgende Übergangsregelungen:

• Für die ersten zwei Jahre vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungen weiterhin in Papierform beziehungsweise mit Zustimmung des Empfängers in einem anderen, nicht normkonformen elektronischen Format ausgestellt werden.
• In der Zeit vom 1. Januar 2027 bis zum 31. Dezember 2027 gelten diese Regelungen dann nur noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von unter 800.000 Euro. Übersteigt der Umsatz aus 2026 800.000 Euro, ist das Unternehmen bereits ab dem 1. Januar 2027 verpflichtet, E- Rechnungen auszustellen.
• Ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung dann unabhängig vom Umsatz obligatorisch für alle Unternehmen.

Eine Ausnahme von den Verpflichtungen stellen Kleinbetragsrechnungen von nicht mehr als 250 Euro dar. Diese dürfen auch ab 2028 als „sonstige Rechnungen“, zum Beispiel in Papierform übermittelt werden. Gleiches gilt auch für Fahrscheine sowie Rechnungen über steuerfreie Umsätze ohne Berechtigung zum Vorsteuerabzug.

RWTkompakt Ausgabe Juni 2024