Elektronische Rechnungen: Anwendungsschreiben liegt vor

Die elektronische Rechnung (kurz: E-Rechnung) ist beschlossene Sache. Sie wird dazu führen, dass Unternehmen ihre Prozesse ändern beziehungsweise neu strukturieren müssen. Das Bundesfinanzministerium hat hierzu ein Anwendungsschreiben veröffentlicht.
 

Allgemeines und Übergangsregelungen

Durch das Wachstumschancengesetz (BGBl I 2024, Nr. 108) wurden die Regelungen zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) für nach 2024 ausgeführte Umsätze neu gefasst. Kernpunkt der Neuregelung: Die obligatorische
E-Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern (inländische B2B-Umsätze).

Ausgenommen sind Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro (§ 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung [UStDV]) und Fahrausweise (§ 34 UStDV).

Da die Umsetzung einige Zeit beanspruchen wird, können nach den Vorgaben des § 27 UStG Übergangsregelungen genutzt werden: Der allgemeine Übergangszeitraum beträgt zwei Jahre (Pflicht somit ab 2027). Für Unternehmer mit einem Gesamtumsatz von bis zu 800.000 Euro im Jahr 2026 gelten demgegenüber drei Jahre.

Beachten Sie: Hinsichtlich des Empfangs einer E-Rechnung gilt keine Übergangsregelung, er ist somit vom 1. Januar 2025 an durch den Rechnungsempfänger zu gewährleisten!

Hierfür reicht es aus, wenn der Empfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt. Die Beteiligten können abweichend hiervon aber auch andere elektronische Übermittlungswege vereinbaren.

Verpflichtete Unternehmer, E-Rechnung und sonstige Rechnung

Unternehmer sind zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet:

a) für eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen,

b) für eine Leistung an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist,

c) für eine steuerpflichtige Werklieferung (§ 3 Abs. 4 S. 1 UStG) oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen anderen als unter a) oder b) genannten Empfänger (Nichtunternehmer oder Unternehmer für dessen nichtunternehmerischen Bereich).

Bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ist regelmäßig eine E-Rechnung auszustellen. Dies ist der Fall, wenn sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässig sind.

Ist mindestens einer der beteiligten Unternehmer nicht im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässig, dann besteht keine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung.

Zulässige Formate

Das Bundesfinanzministerium widmet sich der Frage nach den zulässigen Formaten sehr ausführlich. Generell gilt: E-Rechnungen können sowohl in einem rein strukturierten als auch in einem hybriden Format erstellt werden.

Ein zulässiges elektronisches Rechnungsformat muss vor allem gewährleisten, dass die Rechnungspflichtangaben elektronisch übermittelt und ausgelesen werden können. Die Verwendung von strukturierten Formaten, die auf der Norm EN 16931 beruhen, ist immer zulässig. Unter bestimmten Voraussetzungen sind auch andere Formate möglich.

Welches (zulässige) Format verwendet wird, ist eine zivilrechtliche Frage, die nur zwischen den Vertragsparteien zu entscheiden ist.

Umfang, Übermittlung und Empfang

Voraussetzung für eine E-Rechnung ist unter anderem, dass sie eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dies bedeutet, dass für eine ordnungsmäßige Rechnung alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein müssen.

Hinsichtlich der Leistungsbeschreibung gilt, dass die im strukturierten Teil der E-Rechnung enthaltenen Angaben eine eindeutige Identifizierung der abgerechneten Leistung ermöglichen müssen. Es können aber ergänzende Angaben in einem in die E-Rechnung integrierten Anhang aufgenommen werden.

Für die Übermittlung von E-Rechnungen kommen zum Beispiel der Versand per E-Mail (Achtung: Eine PDF ist keine E-Rechnung), die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle oder die Möglichkeit des Downloads über ein (Kunden-)Portal in Betracht.

Verweigert der Rechnungsempfänger die Annahme einer E-Rechnung beziehungsweise ist er hierzu technisch nicht in der Lage, hat er kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung. In diesem Fall gelten die umsatzsteuerlichen Pflichten des Ausstellers auch als erfüllt, wenn er eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht hat.

Aufbewahrung

Der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist so aufzubewahren, dass er in seiner ursprünglichen Form vorliegt und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden. Eine maschinelle Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung muss sichergestellt sein.

Sofern in einem zusätzlichen übersandten Dokument Aufzeichnungen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (beispielsweise Buchungsvermerke), sind diese ebenfalls so aufzubewahren, dass sie in ihrer ursprünglichen Form vorliegen und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden.

RWTkompakt Ausgabe November 2024

Quellen: BMF, BMF-Schreiben, Az. III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007, Stand: 15.10.2024