Häusliches Arbeitszimmer: Aufzeichnungspflichten beachten

Die Aufzeichnungspflichten nach § 4 Abs. 7 des Einkommensteuergesetzes (EStG) für Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sind bei einem Steuerpflichtigen, der seinen Gewinn aus selbstständiger Tätigkeit durch Einnahmen-Überschussrechnung ermittelt, nur erfüllt, wenn sämtliche Aufwendungen einzeln fortlaufend in einem gesonderten Dokument oder Datensatz aufgezeichnet werden. Eine reine Belegsammlung mit Aufaddieren der Positionen nach Abschluss des Veranlagungszeitraums ist nicht ausreichend. Da der Bundesfinanzhof gegen diese Entscheidung des Finanzgerichts Hessen kürzlich die Revision zugelassen hat, ist mit einer weiteren Präzisierung der Rechtsprechungsgrundsätze zu rechnen.

Allgemeines

§ 4 Abs. 5 EStG schränkt den Abzug für gewisse Betriebsausgaben ein. So wirken sich zum Beispiel Aufwendungen für Geschenke an Geschäftspartner und Kunden nur dann steuermindernd aus, wenn eine Grenze von 50 Euro eingehalten wird. Und auch für Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer besteht eine Abzugsbeschränkung.

Darüber hinaus sind die Aufwendungen im Sinne des § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 1 bis 4, 6b und 7 EStG einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen. Soweit diese Aufwendungen nicht bereits nach Abs. 5 vom Abzug ausgeschlossen sind, dürfen sie bei der Gewinnermittlung nur berücksichtigt werden, wenn sie besonders aufgezeichnet sind.

Beachten Sie: Bei den Aufzeichnungspflichten nach § 4 Abs. 7 EStG handelt es sich um eine zusätzliche materiell-rechtliche Voraussetzung für den Betriebsausgabenabzug. Bei Verstößen droht das Abzugsverbot. Dieses Abzugsverbot wird auch bei einer Gewinnermittlung per Einnahmen-Überschussrechnung so umgesetzt, dass die betroffenen Aufwendungen dem Gewinn als Betriebseinnahmen hinzugerechnet werden.

Häusliches Arbeitszimmer

Nach Ansicht der Finanzverwaltung bestehen keine Bedenken, wenn die auf das Arbeitszimmer anteilig entfallenden Finanzierungskosten im Wege der Schätzung ermittelt werden und nach Ablauf des Wirtschafts- oder Kalenderjahrs eine Aufzeichnung aufgrund der Jahresabrechnung des Kreditinstituts erfolgt. Entsprechendes gilt für die verbrauchsabhängigen Kosten (zum Beispiel Wasser- und Energiekosten). Es reicht aus, Abschreibungsbeträge einmal jährlich – zeitnah nach Ablauf des Kalender- oder Wirtschaftsjahrs – aufzuzeichnen.

Beachten Sie: Beim Abzug der Jahrespauschale (1.260 Euro) bestehen die besonderen Aufzeichnungspflichten nach § 4 Abs. 7 EStG nicht.

RWTkompakt Ausgabe September 2024

Quellen: FG Hessen, Urteil vom 13.10.2022, Az. 10 K 1672/19, Rev. BFH: Az. VIII R 6/24; BMF-Schreiben vom 15.08.2023, Az. IV C 6 - S 2145/19/10006 :027, Rz. 25 f.