Mitarbeitende im Homeoffice oder „Remote Work“ im Ausland? Womöglich besteht dringend Handlungsbedarf!

Seit uns die Pandemie gezwungen hat zu Hause zu arbeiten, taucht vermehrt bei vielen der Wunsch auf, dies auch weiterhin zu tun. Schon eine Tätigkeit im Homeoffice in Deutschland stellt die Arbeitgeber vor Herausforderungen, was die Themen Arbeitssicherheit, Datenschutz, Arbeits- und Ruhezeiten, Ausstattung, Datensicherheit usw. anbelangt. Unzählige Punkte sind nach wie vor bei vielen Unternehmen nicht geregelt und bergen zum Teil erhebliche Risiken.

Bei Mitarbeitenden, die im Ausland im Homeoffice bzw. „remote“ arbeiten, kommen weitere Themen hinzu:

• In welchem Land sind die Mitarbeitenden sozialversicherungspflichtig?
• In welchem Land sind die Mitarbeitenden steuerpflichtig?
• Muss der Arbeitgeber im Ausland Lohnsteuer abführen?
• Hat der Arbeitgeber im Ausland körperschaftsteuerliche Risiken und muss gar selbst Steuern im Ausland bezahlen?

Während der Pandemie gab es sowohl für die Steuer als auch für die Sozialversicherung Übergangsregeln, die zum Teil im Sommer ausgelaufen sind, zum Teil Ende 2022 auslaufen. Im Rahmen der Übergangsregeln hat die – damals pandemiebedingte – Tätigkeit im Ausland keine Rolle gespielt.

Nach Auslauf der Übergangsregeln gelten wieder die allgemeinen Grundsätze. In der Regel sind dies:

• Wer zwar überwiegend in Deutschland, aber mindestens 25 % in seinem Heimatland (Ausland) arbeitet, wird dort mit seinem Gesamtgehalt sozialversicherungspflichtig.
• Wer in seinem Heimatland arbeitet, wird dort insoweit steuerpflichtig, und zwar unabhängig von der Anzahl der Tage im Heimatland, ab Tag 1.
• Auch für Dienstreisen ins Ausland sind steuerliche Besonderheiten zu beachten (Steuerpflicht im Heimatland des Mitarbeiters, nicht in Deutschland!).
• Arbeitgeber mit Mitarbeitenden, die regelmäßig über einen längeren Zeitraum im Ausland tätig sind, begründen dort womöglich eine „steuerliche Betriebsstätte“ mit der Konsequenz, dass sich das Unternehmen selbst im Ausland registrieren und dort Körperschaftsteuer bezahlen muss. Je nach Land ist das diesbezügliche Risiko mehr oder weniger groß. Wir hatten in der September-Ausgabe von RWTkompakt schon darauf hingewiesen.

Was passiert, wenn man’s falsch macht?

• Mitarbeitende zahlen im falschen Land Sozialversicherungsbeiträge und haben deshalb dort unter bestimmten Voraussetzungen zwar einen Rückerstattungsanspruch, sind aber womöglich nicht versichert.
• Der Arbeitgeber haftet womöglich im Inland oder im Ausland für die Sozialversicherungsbeiträge.
• Mitarbeitende zahlen im falschen Land Steuer und müssen womöglich in ihrem Heimatstaat im Nachhinein auch Steuern zahlen – es kommt zur Doppelbesteuerung.
• Womöglich haftet der Arbeitgeber für die nicht bezahlte Lohnsteuer im Ausland.
• Unternehmen zahlen im Ausland Steuer für eine im Nachhinein entdeckte steuerliche Betriebsstätte und können unter Umständen den entsprechenden Gewinn in Deutschland im Nachhinein nicht steuerfrei stellen. Es kommt zur Doppelbesteuerung.
• Womöglich drohen im Inland oder im Ausland auch Bußgelder und Strafen.

Wir können Ihnen bei der Verhinderung bzw. Verminderung dieser Risiken helfen. Kommen Sie gerne auf uns zu.

RWTkompakt Ausgabe November 2022